Wie wir mit der grewe-gruppe digitale Tools entwickelt haben, die ihre Standorte miteinander verbinden, Abläufe entwirren und Freiraum für das Wesentliche schaffen.
Digitale Prozesse, die mitwachsen
Die grewe-gruppe ist ein Zusammenschluss aus 16 Unternehmen im Garten- und Landschaftsbau mit insgesamt rund 650 Mitarbeitenden. Sie gestalten, pflegen und bauen Freiräume – von kleinen Gärten bis zu großen kommunalen Anlagen.
In der Vergangenheit war das Unternehmen vor allem analog und stark dezentral organisiert. Mit der Digitalisierung eigener Prozesse hat sich die grewe-gruppe aufgemacht, ihre Zusammenarbeit zu vereinheitlichen und gleichzeitig flexibel zu bleiben. Eine besondere Herausforderung: Die Integration verschiedenster Systeme und Arbeitsweisen, die durch zahlreiche Unternehmenszukäufe historisch gewachsen sind.
Die Herausforderung
Viele Wege, viele Tools – kein gemeinsames System
Jeder Standort hatte eigene Wege, seine Projekte zu planen, Maschinen zu verwalten oder Arbeitszeiten zu erfassen. Excel-Listen, manuelle Übertragungen und unterschiedliche Tools sorgten für viel Koordinationsaufwand. Ein zentrales System fehlte.
Die wichtigsten Fragen waren:
- Wie lassen sich sehr unterschiedliche Arbeitsrealitäten in einem System abbilden?
- Wie digitalisiert man Zeiterfassung so, dass sie auf dem Bagger wie im Büro funktioniert?
- Und wie schafft man das alles ohne große IT-Abhängigkeit von außen?
„"Was früher Tage gedauert hat, geht jetzt in Minuten. Und: Wir verstehen, wie das System funktioniert – wir können es weiterentwickeln."”
Unsere Lösung
Eine App für alles – und für alle Situationen
Unsere Antwort
Gemeinsam mit der grewe-gruppe haben wir eine zentrale Applikation entwickelt, die intern einfach "die App" genannt wird. Sie wurde als Progressive Web App (PWA) gebaut – also als Webanwendung, die auf PCs wie auch auf Smartphones funktioniert, auch offline.
Die App ist mehr als eine Zeiterfassung:
- Arbeitspakete lassen sich anlegen, Arbeitszeiten zuordnen und freigeben
- Baustellenplanung, Teamübersicht und Maschinenverwaltung sind integriert
- Die App funktioniert offline auf der Baustelle und synchronisiert sich bei Netzverbindung
Unser gemeinsamer Weg
Wir haben die Anwendung nicht "für" grewe gebaut, sondern mit grewe. Mit einem interdisziplinären PO-Team, Mitarbeitenden aus den Fachabteilungen und der Geschäftsführung.
- Mit agilen Methoden und echtem Nutzerfeedback
- Mit einem klaren Fokus auf Alltagstauglichkeit
- Und mit dem Ziel, sich langfristig selbst um Betrieb und Weiterentwicklung kümmern zu können
Die App wird mittlerweile komplett intern betreut. Sie ist so gebaut, dass der Wechsel von Dienstleistern keine großen Risiken mehr birgt. Zudem entfallen Lizenzkosten von rund 240.000 € pro Jahr für externe Tools.
„Mit Hilfe der App konnte der Aufwand für unsere Teamplanung von 8 Stunden pro Monat auf 3 Stunden pro Jahr pro Bauleiter reduziert werden. Das macht bei 70 Bauleitern eine jährliche Ersparnis von rund 300.000 Euro.”
Technik & Umsetzung
Stabile Technik für anspruchsvolle Bedingungen
Besonderheiten:
- Offline-Nutzung mit Caching und Spätsynchronisierung
- Hochverfügbare Architektur mit A/B-Cluster
- Microservices in Node.js binden externe Systeme an (z. B. Buchhaltung, Auftragsverwaltung)
Benefits & Ausblick
Ein Projekt, das im Unternehmen verankert ist
Die grewe-gruppe hat jetzt eine Anwendung, die zu ihren Abläufen passt. Keine externe Software mehr, die irgendwie angepasst werden muss. Sondern ein Werkzeug, das gemeinsam gewachsen ist und das weiterwachsen kann.
Neue Features entstehen bedarfsorientiert, direkt aus dem Unternehmen heraus. Und das Beste: grewe kann heute selbst entscheiden, wann und wie es weitergeht – ohne Lizenzmodelle oder langwierige Dienstleisterabstimmungen.
Die Digitalisierung interner Prozesse funktioniert am besten, wenn sie an der Lebensrealität der Menschen ansetzt. Die grewe-App zeigt: Mit Offenheit, Neugier und Teamwork entstehen Lösungen, die nicht nur funktionieren, sondern gerne genutzt werden.
„Dank der App von mindmatters konnten wir von der Vollkosten- auf die Deckungsbeitragsrechnung umstellen – ein echter Wendepunkt für uns. Jetzt sehen wir klar, welche Projekte wirklich profitabel sind, und treffen unsere Entscheidungen auf belastbarer Grundlage. Das verschafft uns mehr Steuerung, mehr Sicherheit und letztlich mehr Wirtschaftlichkeit.”
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