Interfacevarianten der von mindmatters entwickelten Software Mercury

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Wie wir gemeinsam mit der Agentur pilot eine Softwarelösung entwickelten, die nicht nur Arbeitsabläufe verbessert, sondern auch die Grundlage für ein eigenständiges Unternehmen schuf.

Nutzerzentrierte SaaS-Mediaplanung als Basis für ein neues Geschäftsmodell

pilot ist eine führende unabhängige Mediaagentur mit Sitz in Hamburg. Sie unterstützt Unternehmen bei der Planung, Umsetzung und Optimierung von Marketing- und Kommunikationsstrategien. Dabei legt pilot großen Wert auf innovative Ansätze und effiziente Prozesse.

Projekt: Verbesserung der internen Zusammenarbeit / Produktinnovation
Marktsegment: Medienbranche
Expertise: Digitale Mediaplanung
Größe: > 500 Mitarbeitende
Standort: Hamburg

Die Herausforderung

Wenn Excel nicht mehr ausreicht

Die Mediaplanung bei pilot basierte ursprünglich auf einer selbst entwickelten Excel-Lösung mit Makros. Die Anwendung mit hinterlegten Makros war hochfunktional, doch die Menge der zusätzlichen Anforderungen wuchs rasant. Die Prozesse stießen an Grenzen. Die Planer*innen ebenfalls - Das Tool war nicht mehr angemessen.

**Skalierbarkeit:** Die Excel-Lösung war nicht mehr in der Lage, die steigende Anzahl und Komplexität der Kampagnen effizient zu bewältigen.

**Benutzerfreundlichkeit:** Die Handhabung wurde für die Planer*innen zunehmend unübersichtlich und fehleranfällig.

**Kollaboration:** Gleichzeitiges Arbeiten mehrerer Nutzer*innen war erschwert, was die Zusammenarbeit im Team behinderte.

**Risiko Wissensverteilung: **Die bisherige Lösung wurde von einem Mitarbeiter entwickelt und gewartet, weshalb er der Einzige im Unternehmen mit entsprechendem Fachwissen war.

Es war klar: Eine moderne, webbasierte Lösung musste her, die nicht nur die bestehenden Prozesse abbildet, sondern auch Potenzial für zukünftige Erweiterungen bietet.

Unsere Lösung

Eine Plattform für alles – einfach und skalierbar

Gemeinsam entwickelten wir Mercury, eine Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung, die die Mediaplanung revolutionierte:

**Zentrale Plattform:** Alle Kampagnen können nun an einem Ort geplant, eingekauft, optimiert und reportet werden.

**Benutzerfreundliches Interface:** Durch die enge Einbindung der Nutzer*innen während der Entwicklung entstand eine intuitive Bedienoberfläche.

**Skalierbarkeit und Flexibilität:** Die Architektur ermöglicht es, neue Funktionen und Module problemlos zu integrieren.

Diese Lösung optimierte nicht nur die internen Prozesse von pilot, sondern eröffnete auch neue Geschäftsmöglichkeiten.

„Die Zusammenarbeit mit mindmatters hat es uns ermöglicht, unsere Domänenexpertise mit der technischen Expertise von mindmatters zu kombinieren, um ein im Markt einzigartiges Produkt zu entwickeln.“

Tobias Irmer

Technische Umsetzung

Schrittweise, nutzerzentriert und robust

Die Entwicklung von Mercury folgte einem iterativen und nutzerzentrierten Ansatz:.

Systemwechsel bei laufendem Betrieb

Für Phase 1 hieß das, die genutzten Makros und Workflows schrittweise in eine moderne Webapplikation zu übersetzen, während die alte Lösung parallel weiterlief. Dazu wurde die gesamte Entwicklung in kleine Einzelschritte zerlegt und die Ablösung des alten Tools sukzessive umgesetzt. In kleinen iterativen Zyklen ging es Schritt für Schritt voran. Oberstes Gebot: konsequente und kontinuierliche Validierung. Oberstes Ziel: so früh wie möglich Wert erzeugen.

Laufzeit: ca. 5 Jahre
Tätigkeiten: Ideation Konzeption UX Softwareentwicklung Teamcoaching
Team & Rollen: Product Owner: CTO UX Designerin: 1 Person Entwicklung: 2 - 6 Personen Stakeholder: Geschäftsleitung und Mitarbeitende aus allen Abteilungen
Technologien & Architektur: Ruby on Rails, React, Docker, Haml / Sass

UX: Den Antrieb der Nutzerschaft nutzen

Neben den technischen Verbesserungen rückten erstmals auch UX-Aspekte in den Fokus. Gleich zum Auftakt wurden die Nutzerinnen involviert, ihre Ideen eingesammelt und auf Basis der neuen Erkenntnisse der interne Workflow gestaltet. Dabei bildete die Abfolge von Verständnis und Validierung einen kontinuierlichen Prozess. Jede neue Etappe begann mit einer Konzeption, um die vorhandene Lösung kritisch zu beleuchten, das dahinterliegende Problem zu verstehen und die Verbindung zu den Nutzerinnen herzustellen. Wieder und wieder, über den gesamten Zyklus.

Iterativ und inkrementell: In sicheren Etappen voran

Entscheidend für ein erfolgreiches Vorankommen war die Identifikation der einzelnen Prozessschritte. Kontinuierliche Feedback-Schleifen und Testings vor Ort validierten jeden Entwicklungsabschnitt. Zugleich stieg das Gefühl von Machbarkeit durch handhabbare Lösungsansätze.

Der initiale Prozess mit einem Wechsel von sofortigem Einsatz und direktem Prüfstand dauerte rund zwei Jahre. Am Schluss stand der Roll-out. In Phase 2 wurden zusätzliche Komponenten entwickelt, angebunden und die gesamte Lösung ausgebaut. Heute sind alle Makros abgelöst, Perspektivthemen werden weiterhin kontinuierlich integriert.

Benefits & Ausblick

Vom internen Tool zum eigenständigen Unternehmen

Schon vor der Überführung in den neuen Technologiestack erkannte pilot das enorme Potenzial der Lösung. Monetarisierungsoptionen wurden ausgelotet und in Phase 3 die Entwicklung eines marktfähigen Produkts vorangetrieben. Das Ergebnis: die Ausgründung der selbständigen Mercury Media Technology GmbH.

Mercury ist mehr als nur eine Softwarelösung. Sie steht exemplarisch dafür, wie durch enge Zusammenarbeit, iterative Entwicklung und konsequente Nutzerzentrierung nicht nur Prozesse optimiert, sondern auch neue Geschäftsfelder erschlossen werden können. Das Projekt zeigt, dass digitale Transformation dann besonders erfolgreich ist, wenn Technologie und Mensch harmonieren.

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