foxondo - Unternehmensdokumentation as a Service

Ein digitales Werkzeug, das Datenschutz so einfach macht, wie er sein sollte.

Die fox-on Datenschutz GmbH ist ein spezialisierter Dienstleister für betrieblichen Datenschutz. Seit über 20 Jahren begleitet fox-on Unternehmen, öffentliche Einrichtungen und Organisationen in allen Fragen rund um Datenschutz, IT-Sicherheit und Compliance. Dabei steht Verständlichkeit im Mittelpunkt: Lösungen sollen nicht nur rechtssicher, sondern auch alltagstauglich und nachvollziehbar sein. Neben persönlicher Beratung setzt fox-on zunehmend auf digitale Unterstützung – unter anderem durch die eigene Produktentwicklung: foxondo.

Mit der Einführung der DSGVO standen viele Unternehmen vor der Herausforderung, neue und umfangreiche Dokumentationspflichten effizient umzusetzen. – möglichst verständlich und zudem rechtssicher. In der Realität bedeutete das oft: manuelle Prozesse, überladene Excel-Tabellen, fehlende Standards. Gleichzeitig war die Zielgruppe extrem heterogen – vom Datenschutzprofi bis zur Einzelperson ohne fachliche Vorkenntnis.

Die Frage lautete: Wie lässt sich ein System bauen, das Struktur schafft, ohne zu überfordern? Das flexibel genug ist für komplexe Organisationen, aber auch leicht genug für den Einstieg?

Gemeinsam mit den Expert:innen der fox-on Datenschutz GmbH haben wir frühzeitig eine Lösung entwickelt, die genau hier ansetzt: foxondo. Das webbasierte Tool unterstützt Datenschutzbeauftragte und Unternehmen dabei, ihre gesetzlichen Pflichten strukturiert und nachvollziehbar zu erfüllen. Durch konsequent agiles Vorgehen konnte fox-on ihren Kund*innen pünktlich zur neuen Rechtslage ein marktreifes, intuitiv bedienbares Produkt anbieten.

Komplexes verständlich machen

Unser Ziel war es, die komplexen Anforderungen der DSGVO in eine für Nutzer:innen verständliche, digital geführte Dokumentationshilfe zu übersetzen. Die Expert:innen von fox-on brachten dafür ihr umfangreiches rechtliches Fachwissen in ein modulares System aus Fragen und Antwortoptionen ein, das die gesetzlichen Vorgaben in klar strukturierte Einzelschritte gliedert.

Antworten auf einzelne Fragen – sei es als freie Texteingabe oder Multiple-Choice – bestimmen dabei, welche Folgefragen angezeigt werden. So entsteht ein interaktiver Entscheidungsbaum, der individuell auf die Situation des jeweiligen Unternehmens zugeschnitten ist.

Für uns bei mindmatters stellten sich vor allem zwei Herausforderungen:

• Die technische Entwicklung eines flexiblen und hochdynamischen Systems aus Fragenkatalogen, das jederzeit performante Aggregationen und Filterungen ermöglicht.
• Die Konzeption einer App, in der sehr unterschiedliche Usergruppen effektiv arbeiten können. Von einzelnen Datenschutzbeauftragten in kleinen Unternehmen mit oftmals wenig Vorwissen bis zu Expert:innen, die mit zahlreichen Angestellten in Unternehmensgruppen mit Dutzenden Firmen zusammenarbeiten.

Die Anwendung ist mehrsprachig, performant und auf modulare Erweiterbarkeit ausgelegt – damit neue Features, regulatorische Änderungen oder zusätzliche Anwendungsbereiche jederzeit integriert werden können.

Scrum und Extreme Programming – A match made in heaven

Wir haben uns früh im Projekt für das Scrum-Framework entschieden, um eine hohe Planbarkeit zu gewährleisten und Aufgaben flexibel priorisieren zu können. Diese Erwartung hat sich bestätigt: Die regelmäßigen Abläufe und klar definierten Rollen ermöglichten verlässliche Prognosen und eine zielgerichtete Zusammenarbeit. Von Anfang an haben wir zudem die Prinzipien von Extreme Programming (XP) integriert, um die Zusammenarbeit im Team und die Qualität unserer Software weiter zu verbessern.

Die Werte von Scrum und Extreme Programming (XP) ergänzten sich hervorragend, da beide Ansätze zentrale Werte wie Kommunikation, Mut und Kundeneinbeziehung teilen. Der enge Austausch im Team sowie mit den Stakeholdern – etwa durch Review-Formate und tägliche Abstimmungen – stärkte die gemeinsame Verantwortung und das gegenseitige Verständnis. Gleichzeitig ermutigte uns die iterativ angelegte Arbeitsweise dazu, frühzeitig Feedback einzuholen, Risiken offen anzusprechen und mutig Anpassungen vorzunehmen. Die aktive Einbindung der Nutzer:innen in den Entwicklungsprozess stellte dabei sicher, dass ihre Bedürfnisse konsequent im Mittelpunkt blieben.

Fachwissen trifft KI-Unterstützung

Das Fachwissen von fox-on steckt nicht nur in der Struktur der Dokumentation selbst – es zeigt sich auch besonders in den begleitenden Hilfetexten, die weiterführende Hinweise, Anmerkungen und Kontext liefern. Die Texte werden von fox-on-Expert:innen erstellt und mithilfe von DeepL automatisiert in über 20 Sprachen übersetzt.

Ergänzend kommen KI-generierte Videos zum Einsatz, in denen ein digitaler Avatar weiterführende Information liefert und die ebenfalls in mehreren Sprachen zur Verfügung stehen.

Um den Dokumentationsaufwand selbst zu reduzieren, experimentieren wir einerseits mit vorausgefüllten Module an, die von fox-on erstellt werden und auf Best-Practice-Vorlagen für spezifische Branchen basieren. Zum anderen testen wir aktuell, inwieweit wir Large Large Models nutzen können, um hilfreiche Vorschläge für Text-Antworten zu generieren und ob dies den Nutzer:innen bei ihrer Arbeit hilft.

Gestartet als internes Tool zur Unterstützung der Zusammenarbeit zwischen fox-on-Berater:innen und ihren Kund:innen, hat sich foxondo seit Anfang 2020 zu einem eigenständigen Produkt entwickelt – getragen und kontinuierlich weiterentwickelt von mindmatters und fox-on. Aus dem ursprünglich auf Datenschutz spezialisierten Anwendungsfall ist eine Plattform entstanden, die heute weit über diesen Kontext hinaus zum Einsatz kommt.

Neben fox-on selbst setzen mittlerweile auch externe Berater:innen und Unternehmen unterschiedlichster Größen und Branchen auf foxondo, um ihre Dokumentationsprozesse effizient, nachvollziehbar und kooperativ zu gestalten – sei es im Datenschutz, im Qualitätsmanagement oder bei der Einführung sicherheitsrelevanter Managementsysteme.

Dank der modularen und anpassungsfähigen Architektur lässt sich foxondo flexibel auf neue Anwendungsfelder übertragen. So wird es inzwischen unter anderem zur Umsetzung von Informationssicherheits-Managementsystemen (ISMS) oder im Rahmen von TISAX-Zertifizierungen in der Automobilindustrie genutzt. Die Kombination aus fachlicher Tiefe, technischer Skalierbarkeit und intuitiver Bedienung macht foxondo zu einer zukunftsfähigen Lösung für verschiedenste regulatorische Anforderungen.

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