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Remote Work: Unser Überblick über alles, was man braucht - Teil 1

Meike

18. März 2020

Die aktuellen Geschehnisse rund um das Coronavirus haben viele Unternehmen vor die Herausforderung gestellt, mit ihren Mitarbeiter*innen quasi von heute auf morgen Remote arbeiten zu müssen, sprich dezentral und vom HomeOffice aus. Das kann für viele Unternehmen zu Beginn eine große Herausforderung sein. Die gute Nachricht: Es muss trotzdem nicht zur Wissenschaft werden.

Es gibt aber doch ein paar Vorraussetzungen, die es zu erfüllen gilt, damit Remote-Zusammenarbeit gelingen und erfolgreich sein kann. Unsere eigene Remote-Reise begann im Sommer 2017, als sich unser Kollege Chris entschied, zurück in die USA zu gehen. Ein zunächst trauriges Ereignis, das sich für mindmatters aber als Chance herausstellte. Wir konnten damals erste Gehversuche als Remote-Company machen. Drei Jahre später sind wir Remote-friendly und unsere Kolleg*innen können von überall aus arbeiten. Um dahin zu kommen, haben wir aber so einiges ausprobieren müssen.

Über die kulturellen Herausforderungen haben wir ja schon berichtet. In diesem Artikel wollen wir den Fokus auf drei grundsätzliche Regeln für das technische Setup, das ihr als Company braucht, legen. Außerdem listen wir euch weiter unten ganz konkret die Hardware auf, die wir verwenden. Im 2. Teil (Artikel folgt in den kommenden Tagen) soll es dann um die Software-Tools gehen, die uns die Remote-Zusammenarbeit ermöglichen.

Regel 1: Es muss egal sein, wo du bist

Bei mindmatters ist allen freigestellt, wo er oder sie arbeitet. Es gibt Mitarbeiter*innen, die primär im Home Office sind. Andere arbeiten lieber weiterhin im Büro. Daher ist es regelmäßig der Fall, dass Meetings im Büro in Besprechungsräumen stattfinden und remote Teilnehmer*innen dazukommen. Und das muss funktionieren, ohne sich durch Menus und Einstellungen klicken zu müssen.

Regel 2: Der Sound ist entscheidend

Anfangs haben wir versucht, unsere Meetingräume mit Low-Budget Lösungen auszustatten. Doch es war recht schnell klar, dass es schwierig ist, zufriedenstellende Audio- und Video-Qualität zu erreichen. Insbesondere guter Sound ist essentiell für Remote-Teilnehmer*innen.
Daher haben wir uns beraten lassen (von der Avitel GmbH) und fahren seitdem mit dem weiter untenstehenden Setup ziemlich gut. Auf dem Weg haben wir auch gelernt, dass jeder Raum eigene Anforderungen hat, um die ihr euch individuell kümmern solltet.

Regel 3: Es muss so leicht sein wie ein Meeting vor Ort

Wenn ein Meeting um 10 Uhr startet muss es auch um 10 Uhr startbar sein. Und das funktioniert jetzt so:
In jedem Raum steht ein Tablet, mit dem man per Tab das Meeting startet. Ist der Zoom-Channel im Kalender notiert, startet das Meeting auch direkt in diesem Kanal. Beamer an. Lautsprecher in die Mitte. Los geht’s.

In unseren Meetings wird sehr viel visualisiert. Und da sich das nicht immer über Software wie ideaflip lösen lässt, hilft uns unsere steuerbare Kamera. Die lässt sich nämlich als remote übernehmen, bewegen und sogar zoomen.

Und das war’s schon an grundsätzlichen Regeln. Wichtig ist: Es gibt nicht den einen und richtigen Weg. Die wichtigste Regel aber ist und bleibt: Die Technologie darf nicht im Weg stehen. So wie Chris aus Florida arbeiten inzwischen unsere Kolleg*innen aus z.B. Barcelona, Thailand oder sogar Hamburg Barmbek.

Unten nochmal ein Blick auf unser aktuelles technisches Setup.

Großer Meetingraum

Kleiner Meetingraum

Und übrigens – noch ein Hinweis zum Schluss:

Remote lassen sich auch Workshops mit ganzen Teams durchführen. Wenn ihr Infos dazu braucht oder Interesse daran habt, meldet euch gerne unter hallo@mindmatters.de.

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