Remote Work: Unser Überblick über alles, was man braucht - Teil 2

Meike Wiemann

26. March 2020

In Teil 1 haben wir Euch ja schon berichtet, mit welcher Hardware wir die Voraussetzungen geschaffen haben, ein remote-freundliches Unternehmen zu werden. Und so wie die Hardware mit dem Raum zusammenspielen muss, gibt es bei der Wahl der Software auch bestimmende Faktoren: Welche Art von Austausch und Dialog will ich erzeugen?

Gilt es, eine schnelle Frage zu klären oder einen Arbeitsstand zu teilen? Möchte das Team den gemeinsamen Prozess abstimmen? Oder in großer Gruppe ein kollaboratives Arbeitsergebnis erzeugen? Lasst uns die einzelnen Kontexte mal im Folgenden betrachten.

(Wer den ersten Teil verpasst hat: hier entlang.)

Situation 1: Eine schnelle Frage klären

Hier ist die wichtigste Weiche diese: Brauche ich schnell (synchron) oder weniger dringend (asynchron) eine Antwort? Für asynchrone Themen ist eine E-Mail immer noch eine gute Wahl. Auch Tools wie Slack helfen bei weniger dringlichen Themen. Hier empfiehlt es sich aber, thematische Channels zu starten. Denn damit kann man inhaltliche Themen gut gegeneinander abgrenzen.

Geht es um weichere Themen, brauchen wir aber Stimme und Mimik: Nach Albert Mehrabian beruht Wirkung bei Präsentationen o. ä. zu 55% auf Körpersprache (Körperhaltung, Gestik, Augenkontakt), 38% auf Stimmlage und nur 7 Prozent auf dem Inhalt der Kommunikation. Hier kommt Audio und Video ins Spiel. Bei mindmatters benutzen wir Zoom, das auch das Teilen des Bildschirms (Screen Sharing) erlaubt. Zoom läuft sehr stabil, es muss aber in der Regel ein Stück Software installiert werden. Eine gute und browserbasierte Alternative kann whereby sein, das auf WebRTC basiert.

Situation 2: Einen gemeinsamen Prozess abstimmen

Wenn man in der Gruppe Prozesse koordinieren und Vorgehensweisen transparent machen möchte, stößt die Kommunikation per E-Mail oder Slack-Channel schnell an die Grenzen.

Hier helfen oft sogenannte Boards weiter. Damit lassen sich Aufgabenstränge abbilden und in kleine Teile schneiden, die sich dann gemeinsam oder auch allein abarbeiten lassen. Im Softwarebereich und mit einem Fokus auf dem Scrum-Prozess bietet sich der pivotaltracker an. Werkzeuge wie trello oder leankit sind allgemeiner gehalten und auch für andere Branchen einsetzbar.

Situation 3: Ein kollaboratives Arbeitsergebnis erzeugen

Auch wenn wir bei mindmatters Software entwickeln, so sind Papier, Stifte, Stickies und das Arbeiten in der Gruppe doch essentiell. Methoden wie das Design-Studio, Retrospektiven und Mappings von Workflows lassen uns gemeinsam Probleme verstehen und Lösungen erarbeiten.

Das ist mit den richtigen Werkzeugen auch verteilt (also remote) und online möglich. Hier gilt es, möglichst offene Werkzeuge zu nutzen, in denen Teilnehmer frei agieren können. Und: Hier kommen mit großer Wahrscheinlichkeit mehrere Werkzeuge zusammen - am besten zeigen wir das einmal am Beispiel eines Design-Studios.

Wenn wir ein remote Design-Studio durchführen, trifft sich das Team zuerst in einem Zoom-Channel (oder einem Zoom-Room, wenn schon im Büro etabliert). Wir gehen kurz die Agenda durch und öffnen dann einen Canvas in ideaflip: eine Art virtueller Zettelkasten, ideal zum gemeinsamen Brainstorming oder zur Informationssammlung. Dabei teilt der Moderator seinen Bildschirm für alle. Das ist wichtig, weil er quasi mit Bildausschnitt und Maus “Regie führt”. Die Teilnehmer benutzen weiterhin Stift und Papier in Kombination mit den digitalen gelben Zetteln in ideaflip. Papierergebnisse werden schnell mit dem Smartphone abfotografiert und in ideaflip hochgeladen. So entsteht ein gemeinsamer Prozess, der uns auch remote erlaubt, komplexe Probleme zu betrachten und Lösungen zu erarbeiten.

Teilen und Transparenz schaffen

Die bislang vorgestellten Werkzeuge helfen uns, remote kollaboratives und kommunikatives Arbeiten zu ermöglichen. Parallel dazu brauchen wir aber auch gemeinsame Räume, in denen wir unsere Dokumente ablegen und anderen zur Verfügung stellen. Services wie Dropbox oder Google-Drive (welches wir nutzen) seien hier genannt, auch das Angebot von Small-Office-Servern/NAS ist groß.

Nächster Schritt: Verstehe, welches Meeting Du machst

Mit diesem dreiteiligen Einblick in die Remote Kultur, das Hardware-Setup und die Software, die wir nutzen hoffen wir, Euch einen guten ersten Einblick gegeben zu haben . Jetzt stellt sich die Frage: Wie bekommen wir unsere Meetings auch effektiv und effizient durchgeführt? Dazu stellen wir Euch im nächsten Artikel die fünf Typen an Meetings vor.

Ihr braucht einen erfahrenen Coach, der Euch hilft auch remote kollaborativ zu arbeiten?

Meldet Euch gerne bei uns unter michael.berg@mindmatters.de.