Wie wir gemeinsam mit Warner Music eine Plattform entwickelt haben, die nicht nur die Zusammenarbeit verändert, sondern das ganze Unternehmen in Bewegung bringt.
Storybox: Plattform für globale Kampagnenplanung ohne E-Mail-Chaos
Warner Music ist eines der weltweit größten Musikunternehmen. Mit einer Vielzahl internationaler Künstler:innen im Portfolio ist Warner täglich mit der Koordination globaler Kampagnen befasst. Die Herausforderung dabei: Teams arbeiten zeitgleich in verschiedenen Ländern, Zeitzonen und Kontexten – oft mit vielen Mails, Excel-Listen und parallelen Kommunikationswegen.
Die Herausforderung
Was fehlte: Überblick, Echtzeit und Klarheit
Es sollte ein Tool entstehen, das echte Transparenz und Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglicht. Eine Plattform, die Kampagnen sichtbar, verfolgbar und für alle Beteiligten zugänglich macht – ohne Informationsverlust und Kommunikationschaos.
Gleichzeitig war klar: Die Entwicklung eines solchen Produkts ist nie nur technisch. Es geht immer auch um Kultur, Kommunikation und Vertrauen. Um Rollen, Prozesse und die Bereitschaft, sich auf etwas Neues einzulassen.
Unsere Lösung
Ein zentrales Werkzeug für alle Kampagnen
Storybox ist heute die zentrale Plattform für das Kampagnenmanagement bei Warner Music. Sie bietet:
- Eine gemeinsame, internationale Echtzeit-Ansicht aller Kampagnen
- Live-Daten, KPIs und Updates direkt aus den Teams
- Kollaboration ohne E-Mail-Chaos oder veraltete Chats
- Strukturierte Kampagnendaten als Grundlage für Entscheidungen und Learnings
100 % Adoptionsrate bei allen aktiven Kampagnen, drastisch reduzierte interne Kommunikation, beispielsweise mehr als 10.000 weniger Emails innerhalb der ersten drei Monate und deutlich bessere Kampagnenentscheidungen sprechen für sich.
Umsetzung
Von der Idee zur Plattform – mit allen Beteiligten
Unser Team-Setup
- Interdisziplinäres Kernteam mit Entwickler:innen, UX und Scrum Master
- Enge Zusammenarbeit mit Marketing, IT, Legal, A&R und Business
- Konsequente Umsetzung agiler Methoden (Scrum, Sprints, Retrospektiven, Reviews)
Die Entwicklung von Storybox war kein klassisches IT-Projekt. Sie war ein co-kreativer, iterativer Prozess – mit vielen Schleifen, Feedbackphasen und Lernmomenten.
Was wir gelernt haben:
- Klein starten: Sowohl der erste Prototyp als auch die erste Produktivversion waren bewusst reduziert
- Nutzer:innen früh einbinden: Nicht erst beim Testen, sondern schon ab Zieldefinition vor Beginn der eigentlichen Softwareentwicklung
- Produktentwicklung = Organisationsentwicklung: Fast jede Abteilung war in der Formund des Produkts involviert.
- Digitalisierung muss erlebbar sein: Nur was sich nah an den eigenen Bedürfnissen orientiert, wird gern genutzt und landet nicht auf dem Haufen erfolgloser Digitalprojekte.
Wir haben gemeinsam ein Umfeld geschaffen, in dem Feedback willkommen war und neue Features direkt im Alltag erlebbar wurden.
Was Storybox heute kann
- Echtzeit-Kollaboration über alle Standorte hinweg
- Zentrale Sicht auf alle globalen Kampagnen
- Qualitative Live-Daten für faktenbasierte Entscheidungen
- Archivierung und Analyse vergangener Kampagnen für nachhaltiges Lernen
- Erweiterungen für spezifische Rollen (z. B. A&Rs, Marketing, Legal)
Und: Die Plattform wächst mit. Neue Anforderungen werden kontinuierlich integriert, neue Use Cases entdeckt.
„Mit mindmatters haben wir in diesem Projekt zentrale Scrum-Rollen über einen Partner besetzt, der sich einem konsequent agilen Vorgehen verpflichtet fühlt. Diese Entscheidung können wir rückblickend absolut positiv bewerten. Durch diese Maßnahme haben wir erstmals ein durchgängig agiles Vorgehen umsetzen können, was nicht nur zu einem guten Projektergebnis beigetragen hat, sondern auch dem internen IT-Team die Sinnhaftigkeit einer konsequenten Orientierung an den Prinzipien der agilen Softwareentwicklung vermittelt hat.”
Benefits & Ausblick
Ein digitales Produkt als Startpunkt für Wandel
Storybox war der Startpunkt für viele weitere digitale Initiativen:
- Design Sprints für weitere Fachbereiche
- Agile Schulungen & Methodenvermittlung im Team
- Entwicklung neuer Tools wie Arist Onboarding oder Asset Management Workflows
- Strategische Offsites zur Neuausrichtung digitaler Ziele
Storybox wurde so zum Kristallisationspunkt für digitale Transformation bei Warner Music.
Storybox ist mehr als eine Plattform. Sie ist ein Beispiel dafür, wie ein digitales Produkt ein Unternehmen kulturell, organisatorisch und strategisch verändern kann. Sie macht Kampagnen sichtbarer, Entscheidungen besser und Zusammenarbeit einfacher. Und sie zeigt: Wenn Produktentwicklung und Organisationsentwicklung zusammengedacht werden, entsteht echte Transformation.
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