Workshops als Erfolgsfaktor für Projekte in der agilen Softwareentwicklung
Eine Initialisierungsphase in Form von Workshops vor der Softwareentwicklung ist wichtig, um wertvolle digitale Produkte zu bauen, die User*innen wirklich nutzen. Wer bereits digitale Produkte entwickelt hat, weiß, Softwareentwicklungsprojekte sind komplex. Es bedarf einer gründlichen Vorbereitung, um erfolgreich zu sein.
Eine wichtige Voraussetzung für den Projekterfolg ist eine gut durchdachte Workshopphase vor dem Start der Softwareentwicklungsphase. Denn dieser Workshopphase werden wichtige Entscheidungen getroffen, die den Projektverlauf und das digitale Produkt maßgeblich beeinflussen.
In mehr als 20 Jahren Softwareentwicklung haben wir diverse Learnings, Tipps und Tricks gesammelt, mit denen wir Projekte von Anfang an auf Erfolgskurs bringen. Denn in der Tat gibt es bestimmte Erfolgsfaktoren bei der Softwareentwicklung, die zum Projektstart besonders wichtig sind. Insbesondere eine gut durchdachte Workshopphase trägt dazu bei, den Projekterfolg zu sichern.
3 Erfolgsfaktoren für Softwareentwicklungsprojekte
Um in die gemeinsame Produktentwicklung zu starten, ist es notwendig, zunächst eine gemeinsame Sicht auf alle relevanten Zielsetzungen zu erhalten und sowohl die bekannten, als auch noch unbekannten Bedürfnisse der User*innen zu verstehen.
Die Erkenntnisse bilden dann die Grundlage für die Formulierung der Produktvision, welche den Kern für den initialen Projektscope und die Priorisierung in der Entwicklungsphase darstellt.
Für das Projektmanagement ergeben sich aus vorab gemeinsam durchgeführten Workshops fünf Vorteile für die anstehende Softwareentwicklung:
- Klar formulierte Ziele und Erwartungen sorgen für eine klare Orientierung und eine erfolgreiche Projektplanung.
- Eine gemeinsame Produktvision gibt dem interdisziplinären Team ein gemeinsames Ziel und eine klare Richtung.
- Ein fundierter Austausch über offene Fragen und komplexe Sachverhalte, die während der Entwicklungsphase exploriert werden müssen, sorgt für einen realistischen Zeitplan und somit dafür, dass das Investitionsrisiko gesenkt wird.
Diese Vorteile stellen wir durch die frühe Begleitung von Projekten durch Agile und Product Coaches sicher. Die Coaches bringen Entwickler*innen, UX-Expert*innen, Product Owner*innen, Stakeholder und teilweise auch Test-User*innen in vorbereitenden Workshops zusammen. Insbesondere die Integration der Stakeholder zum Start des Projekts ist von enormer Bedeutung.
In der Workshopphase vor der eigentlichen Softwareentwicklung können bereits komplexe technische Fragestellungen evaluiert werden, um das Risiko von Überraschungen und Verzögerungen während der Entwicklungsphase zu minimieren. Workshops vor dem Projektstart der Softwareentwicklung helfen zudem, die gemeinsame, agile Zusammenarbeit schon mal zu erleben und sich bereits kennenzulernen.
Eine Workshopphase vor dem Start der Softwareentwicklung senkt das Investitionsrisiko
In der agilen Softwareentwicklung wird, anders als bei klassischen Wasserfallprojekten mit Lasten- und Pflichtenheft, kein festes Budget für ein Projekt festgelegt. Zu Beginn eines solchen Projekts weiß man zwar häufig, wo man hin möchte, aber nicht wohin man muss. Konstantes Feedback von Stakeholdern und User*innen sorgt dafür, dass ein Produkt entwickelt wird, das User*innen wirklich nutzen.
Insbesondere die Durchführung von Workshops vor Projektbeginn minimiert das Budget- und das Investitionsrisiko. Die Anforderungen des Projekts werden erfasst und die Ziele sowie Meilensteine des Projekts festgelegt. Diese Informationen werden dazu verwendet, ein deutlich realistischeres Projektbudget zu erstellen.
Die agilen Methoden der Softwareentwicklung ermöglichen es dann, sich stets an veränderte Anforderungen anzupassen. Es entsteht eine höhere Kostentransparenz, darüber hinaus wird sichergestellt, dass das Projektbudget stets zielführend eingesetzt wird.
Diese Flexibilität ist von Vorteil, da sich die Anforderungen an ein Projekt im Laufe der Zeit ändern können und es wichtig ist, sich an diese Änderungen anpassen zu können, um ein werthaltiges und erfolgreiches digitales Produkt zu entwickeln.
Warum ist eine Workshopphase wichtig für den Projekterfolg in der Softwareentwicklung?
Eine Workshopphase ist ein wichtiger Teil des Projektmanagements. Sie dient der Initialisierung, um das Projekt gezielt zu planen und vorzubereiten. In der Workshopphase werden wichtige Entscheidungen getroffen, die den Verlauf Softwareprojekts maßgeblich beeinflussen.
Nur wenn die Anforderungen des Projekts erfasst sowie die Ziele und Meilensteine festgelegt sind, kann Budget- und Investitionsrisiko bestmöglich gesenkt werden. Es ist wichtig, das passende Projektteam zusammenzustellen und die Rollen sowie Verantwortlichkeiten der Teammitglieder festzulegen. In unseren Projekten sind die Teams stets gemeinsam und interdisziplinär zusammengesetzte Entwicklungsteams, die durch einen Product Owner aus dem Unternehmen gesteuert werden.
Wir erleben häufig, dass die Workshopphase zu Beginn hinterfragt wird. Aber sie ist der ideale Zeitpunkt, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand sind. Klar, die Durchführung von Workshops ist ein Zeitinvestment und kostet Geld. Aber aus unserer Sicht, sind individuell zugeschnittene Workshops ein wichtiger Faktor für den Erfolg von Projekten; diese Phase sollte daher keinesfalls vernachlässigt werden.
Auch unsere Kund*innen lernen den Wert schnell zu schätzen. Die Blackbox Softwareentwicklung löst sich früh auf, und bei allen Beteiligten entsteht stattdessen eine klare Vorstellung von Prozess und Produkt. Das erleichtert den Deal zwischen Team und Stakeholdern in der agilen Softwareentwicklung, den man wie folgt beschreiben kann: Stakeholder sind für den Geschäftswert verantwortlich und das Team dafür, dass die Software auf diesen Wert einzahlt. Dieser Wert erschließt sich dank vorheriger Workshops für alle Beteiligten deutlicher.
Die verschiedenen Phasen eines Softwareentwicklungsprojekts: Ihre Bedeutung und ihr Einfluss auf den Projekterfolg
Ein Softwareentwicklungsprojekt gliedert sich in verschiedene Phasen, die alle ihre eigenen Ziele und Aufgaben haben. In der bekannten Gartner Visualisierung für den agilen Produktentwicklungszyklus werden die Phasen gern in Design Thinking, Lean Startup bzw. Lean UX und Agile bezeichnet. Damit werden imgrunde die klassischen Phasen von Planung, Entwicklung sowie Testing und Deployment umschrieben.
Wir haben einen etwas pragmatischeren Angang. Wir arbeiten sehr bedürfnisorientiert und versuchen die Herausforderung unserer Kund*innen bestmöglich zu verstehen. Nur so, kann ein Produkt entstehen, dass User*innen wirklich nutzen.
Haben wir die Probleme verstanden, müssen anschließend passende Lösungsansätze exploriert und entwickelt werden. Da wir im agilen Prozess kontinuierlich Feedback einholen und in die Entwicklung einfließen lassen, geht es final darum, das Produkt richtig zu bauen.
Wenn wir von “Explore the problem” sprechen, dann bedeutet dies für uns eine auf den Kunden zugeschnittene Initialisierungsphase zu konzeptionieren. Was in der vereinfachten Darstellung mit Research und Ideation beschrieben ist, kann dann schnell sehr detailliert und zielgerichtet komplex werden.
Es geht stets darum die richtigen Workshopformate zu finden, die die Softwareentwicklung und das Projekt nachhaltig auf den Erfolgsweg bringen. Das können beispielsweise Formate ein Elevator Pitch oder ein Design Studio sein.
Tipps und Tricks für erfolgreiche Workshops vor Projektbeginn
Die Durchführung von Workshops vor Projektbeginn ist eine wichtige Maßnahme, um den Projekterfolg in der Softwareentwicklung zu sichern. Hier sind ein paar unserer Tipps und Tricks für die erfolgreiche Durchführung von Workshops:
- Klare Ziele und Erwartungen festlegen: Bevor die Workshops beginnen, sollten Ziele und Erwartungen klar definiert sein, damit alle Beteiligten wissen, worum es geht und was von ihnen erwartet wird.
- Einladen von Expert*innen: Der Austausch mit Expert*innen aus verschiedenen Fachbereichen trägt dazu bei, dass alle Perspektiven berücksichtigt werden und das bestmögliche Ergebnis erzielt wird.
- Vorbereitung ist alles: Um einen erfolgreichen Workshop zu gewährleisten, ist es wichtig, dass alle Beteiligten gut vorbereitet sind. Das bedeutet, dass alle relevanten Unterlagen oder Charts vorbereitet sind und alle Beteiligten über die wichtigsten Themen und Ziele informiert sind.
- Offene Kommunikation fördern: Eine offene und ehrliche Kommunikation ist wichtig, um sicherzustellen, dass alle Ideen und Meinungen gehört werden. Es ist wichtig, Gedanken und Meinungen frei zu äußern und eine positive Diskussionskultur zu schaffen.
- Artefakte sichern: Es ist wichtig, dass alle wichtigen Ergebnisse und Entscheidungen des Workshops dokumentiert werden, damit sie später leicht zugänglich sind und als Referenz verwendet werden können.
So haben wir die Initialisierungsphase gemeinsam mit Factorial gestaltet
In einer solchen Initialisierungsphase bestehend aus unterschiedlichen Workshops haben wir beispielsweise Factorial und die Faktencheck-Redaktion der dpa beim Entwicklungsprojekt “factify” begleitet. Factorial ist ein geschätzter Partner aus unserem Netzwerk und das Projekt wollte einen wirklichen gesellschaftlichen Impact realisieren.
Um der Gefahr entgegenzuwirken, dass Desinformationskampagnen und Verschwörungsmythen die freie Meinungsbildung verfälschen, das Vertrauen in die Medien untergraben und den Zugang von Bürger*innen zu wahrheitsgemäßen Informationen erschweren, hat die Faktencheck-Redaktion der dpa das Projekt Faktencheck21 gestartet.
Beim Auftaktworkshop wurde die allgemeine Strategie und die Ziele von dpa-Factify erklärt und die Rollen der Beteiligten festgelegt. Zudem diente der Workshop dazu, das Team in Bezug auf den Projektprozess auszurichten.
Die Überprüfung und Bearbeitung von bestehenden Umfragen, die im Anschluss an den Workshop stattfand, half dem Projektteam, die nächsten Schritte anhand vorliegender Erkenntnisse abzustimmen. Zusätzliche Einsichten konnten durch das Sammeln von Feedback von Schulungsteilnehmer*innen gewonnen werden.
Die gesammelten Daten bildeten die Basis für den Feature-Mapping Workshop, der im Anschluss stattfand. Während des Feature-Mapping Workshops wurde das Leistungsspektrum des Produkts untersucht und der ursprüngliche Produktkern festgelegt. Hierbei wurden erste Navigationselemente und die übergeordnete Struktur der Plattform definiert. Es wurde auch festgelegt, welche Lehrinhalte und Formate im Zuge des ersten Produktlaunches abgebildet werden sollten.
„Der Auftaktworkshop mit mindmatters hat dem Entwicklungsteam und Kunden sehr geholfen, sich über grundlegende Richtungsentscheidungen klar zu werden und einen Überblick darüber zu behalten, an welcher Stelle im Produktentwicklungsprozess man sich gerade befindet.”
Die wichtigsten Erkenntnisse und Empfehlungen für die Durchführung von Workshops vor der Softwareentwicklung
Mithilfe von Workshops vor Projektbeginn in der Softwareentwicklung lassen sich wichtige Erkenntnisse und Empfehlungen ableiten. Die Workshopphase spielt für das Projektmanagement eine wichtige Rolle, denn sie trägt dazu bei, den Projekterfolg zu sichern und das Investitionsrisiko zu senken.
Es empfiehlt sich, klare Ziele und Erwartungen zu definieren, Expert*innen aus verschiedenen Fachbereichen einzuladen und sich gut vorzubereiten. Eine offene und ehrliche Kommunikation und eine positive Diskussionskultur sind ebenfalls wichtig, um alle Ideen und Meinungen zu berücksichtigen und so das Produkt bestmöglich auf die Bedürfnisse des Unternehmens und der User*innen gleichermaßen auszurichten.
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Eric
Als Neo-Generalist mit Intrapreneur Mindset & digitaler DNA bin ich bei mindmatters und der Denkweise "no titles, just roles" genau richtig und agiere als Schweizer Taschenmesser für Marketing, Sales & People.